Furos de estoque, atividades sem coordenação (que obrigam o retrabalho), erros manuais e perda de dados. Tudo isso pode ser evitado com o ERP, sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, ou seja, Planejamento de Recursos Empresariais. O sistema de gestão é capaz de centralizar o gerenciamento de empresas e tornar as rotinas de gestão e operação mais organizadas e eficientes. Com ele, é possível controlar estoques de produtos, gerenciar diferentes canais de venda em um único lugar, integrar loja física com vendas online, fazer a gestão financeira, controlar o processo logístico e muito mais. 

A principal função do ERP é automatizar tarefas para o melhor desempenho de empresas de todos os tamanhos em diversos segmentos. O sistema, inclusive, é um dos responsáveis por ajudar no crescimento do negócio devido à organização e aumento da produtividade das equipes, independentemente do setor em que atua, seja loja física ou e-commerce, para serviços e indústrias. Sua relevância para o sucesso dos negócios é tamanha que, segundo a pesquisa Agenda 22 realizada pela Deloitte em 2022 com foco em avaliar as prioridades dos líderes empresariais para o ambiente de negócios brasileiro, 95% dos empresários mencionou que parte do investimento de tecnologia seria direcionado para sistemas e ferramentas de gestão.

Michel Davidovich, Head de Tiny - empresa do ecossistema Olist, explicou um pouco sobre como um ERP funciona, quais as vantagens e deu algumas dicas para escolher o sistema de gestão ideal. 

Como funciona um sistema ERP e quais os principais recursos

O ERP é como um banco de dados estruturado da empresa. Todas as informações ficam armazenadas e disponibilizadas em uma única plataforma, podendo administrar os acessos entre diferentes níveis e necessidades dos funcionários. Algumas das funcionalidades do sistema:

• Gestão de pedidos

Centralizar os pedidos de múltiplos canais de vendas e manter o estoque sempre sincronizado.

• Separação de produtos

Otimizar a logística, minimizar os erros na operação e enviar produtos com confiança.

• Emissão de NF-e

Automatizar a emissão das notas fiscais dos produtos, economizar tempo e reduzir a burocracia.

• Gestão financeira

Controlar com facilidade as contas a pagar e a receber, e ainda ter acesso a demonstrativos de resultados.

• Relatório de custos

Explorar com facilidade os custos da operação e encontrar oportunidades financeiras para o negócio.

• Operação integrada

Integrações com plataformas de lojas virtuais, marketplaces, hubs e outras soluções ajudam a adaptar o sistema às necessidades do negócio

Quais são as vantagens de utilizar um ERP e por que contratar?

São muitas, porque é uma solução que padroniza processos e diminui os riscos relacionados às falhas na manutenção de dados, como duplicidade ou falta de informações. Todo o processo do backoffice do e-commerce ou da loja física são centralizados em um sistema fácil de utilizar e com a segurança necessária. Algumas vantagens merecem destaque:

• Organização

Nada de perder registros importantes para o negócio em planilhas e anotações avulsas. Com o ERP, a operação se torna mais organizada e de fácil acesso. No sistema de gestão é possível contar com relatórios de vendas, performance, informações de estoque e números precisos do negócio, tudo no mesmo lugar. 

• Otimização do tempo

Com todas as informações essenciais do negócio automatizadas e organizadas em uma interface intuitiva, é possível garantir mais tempo útil para focar na estratégia do negócio.

• Informações seguras armazenadas na nuvem

No caso de sistemas online, nada precisa ser instalado nas máquinas e pode ser acessado de qualquer lugar, até mesmo do celular. Isso também garante atualização constante e segurança dos dados da empresa.

• Canais de venda integrados

A operação de quem vende nos principais sites do varejo no Brasil, como Mercado Livre, Shopee e Magalu, torna-se mais fácil e eficiente quando centralizada em um sistema de gestão que consolida os resultados.

• Automatização de tarefas

Emissão de notas fiscais, análises e relatórios financeiros, etiquetas de envio e diversas outras possibilidades de automatização para a rotina.

Como escolher um ERP

Primeiro, é preciso conhecer as necessidades e metas da empresa para, então, verificar as funcionalidades principais do ERP. Feito isso, pesquisar a reputação e avaliações do sistema em canais como o Reclame Aqui ou Google é essencial. Uma outra dica é priorizar sistemas online, pela facilidade de acesso e segurança dos dados. Como o sistema de gestão vai substituir dezenas de planilhas e concentrar todas as informações num mesmo lugar, é importante prezar pela usabilidade - ser uma interface fácil, intuitiva, amigável e confortável para usar. Também é importante checar o suporte oferecido, como auxílio na implementação e operação. Por fim, analisar a qualidade e quantidade de integrações com plataformas de e-commerce, marketplaces e hubs, e também a melhor relação custo e benefício. 

“Eu sugiro buscar um sistema que, antes de mais nada, seja de fácil utilização, com uma interface simples e amigável e que funcione sem surpresas ou problemas técnicos", explica Michel Davidovich. “Além disso, é importante ver se o sistema consegue acompanhar o crescimento do negócio e facilitar as diversas formas de vender online. Por exemplo, a possibilidade de gerenciamento das informações de diferentes CNPJs, como os saldos de estoque e pedidos, mesmo em diferentes canais de venda”, finaliza o executivo.